Как оформить сотрудника колл-центра на удаленную работу
С началом пандемиии COVID-19 в 2020 году многие компании впервые столкнулись с необходимостью работы своих сотрудников в удаленном формате. Многие предприятия и особенно колл-центры по достоинству оценили этот форма и дальше прододжают с успехом его применять.
В этой статье мы поделимся, как оформить любого сотрудника, в том числе и оператора колл-центра на дистанционную работу.
Содержание:
Что такое удаленка-дистанционная работа
Удалёнка — популярный термин, обозначающий возможность выполнять рабочие обязанности вне традиционного офиса компании. Такой формат работы становится востребованным среди профессионалов различных сфер деятельности благодаря гибкости графика, комфортному рабочему пространству и экономии времени на дорогу до места службы.
Удаленная или дистанционная работа это выполнение работником должностных обязанностей, прописанных в трудовом договоре вне офиса работодателя, на территории работника.
Сотрудник посещает рабочее место по согласованному переодическому графику, если работает в одном городе с работодателем, либо совсем не посещает стационарное рабочее место если работодатель находится в другом регионе.
Сотрудник использует интернет и средства всязи, использует персональный компьютер и головную гарнитуру, оборудование может быть лично сотрудника или это оборудование выдает ему домой работодатель.
Классификация видов дистанционной работы:
Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 312.1)
Постоянная дистанционная занятость
Постоянная дистанционная занятость предполагает работу сотрудников исключительно вне офиса компании и полное отсутствие обязанности регулярно появляться в офисе работодателя. Этот вид позволяет организовать деятельность практически независимо от местоположения работника и обеспечивает максимальную гибкость трудового процесса.
Временная дистанционная занятость
Данный тип организации труда применяется эпизодически либо временно — во время форс-мажорных обстоятельств, технических проблем или по соглашению сторон. Работник выполняет отдельные задания или проекты дистанционно, сохраняя возможность периодически посещать офис работодателя для решения оперативных вопросов.
Смешанная форма дистанционного труда
Смешанный подход подразумевает сочетание постоянного присутствия сотрудника в офисе и периодической работы дома или в иных местах, определяемых соглашением между работником и работодателем. Такая практика распространена среди специалистов творческих профессий, IT-специалистов и консультантов, чьи функции допускают выполнение части заданий удаленно.
Таким образом, классификация видов дистанционной работы основана на различиях временных рамок исполнения трудовой деятельности и пространственной привязанности к конкретному месту осуществления профессиональной деятельности.
Важно помнить!
Вне зависимости от основания на дистанционных работников распространяется трудовое законодательство и все обычные гарантии – предоставление отпусков, выплата больничного пособия и другие.
Кроме того, в статье 312.5 Трудовом кодексе РФ особо подчёркнуто, что снижать зарплату по причине удалённого формата работы запрещено.
Что включить в трудовой договор
Заключение трудового договора с сотрудником, который выполняет свои должностные удаленно из другого города или даже страны, имеет ряд особенностей и требует тщательной проработки каждого пункта для минимизации возможных правовых рисков как со стороны работодателя, так и со стороны самого работника.
Для того чтобы избежать рисков, максимально четко определить права и обязанности каждой из сторон при дистанционной занятости, необходимо включить в договор ряд обязательных положений.
1. Предмет трудового договора:
Этот пункт является ключевым и должен содержать подробное описание вида деятельности, должности и функций сотрудника, которые он будет выполнять дистанционно.
Здесь важно указать, что работа осуществляется именно за пределами офиса работодателя, например, дома у сотрудника или на другой территории, оговорённой договором, указать точный адрес удаленной работы сотрудника.
Кроме того, стоит отдельно отметить особенности организации рабочего пространства, такие как наличие необходимого оборудования, программного обеспечения, доступа к интернету и внутренней корпоративной сети компании. Какое оборудование является собственностью организации и используется работником для выполнения своих обязанностей.
Если работник использует собственное оборудование, то это также следует зафиксировать отдельным пунктом.
2. Режим рабочего времени и отдыха:
В условиях удаленного формата работы особое внимание уделяется установлению конкретного режима труда и отдыха сотрудника.
Это может быть стандартный рабочий день, равный восьми часам ежедневно с фиксированным временем начала и окончания рабочей смены,
или гибкий график, когда сотрудник самостоятельно распределяет свое рабочее время в течение недели, но обязуется соблюдать установленные компанией сроки сдачи задач.
Важно заранее прописать правила учёта фактически отработанных часов – например, путем использования электронных систем контроля рабочего времени или других механизмов отслеживания активности персонала.
Также обязательно включение порядка определения продолжительности отпускного периода и перерывов на отдых, учитывая специфику удалённого характера труда.
3. Оплата труда:
Здесь подробно описываются все аспекты вознаграждения за проделанную работу, включая размер оклада или тарифной ставки, премии, надбавки и иные виды поощрений.
Необходимо точно обозначить сроки выплаты зарплаты, форму расчета (ежемесячно, еженедельно, ежеднесно) и способы её перечисления (на банковский счет, карту, электронным переводом).
Отдельно оговариваются вопросы возмещения дополнительных затрат, понесенных работником в процессе исполнения своих служебных обязанностей, таких как оплата интернета, мобильной связи, электричества и амортизация личного компьютера или ноутбука.
4. Права и обязанности сторон:
Раздел посвящен правам и обязанностям как работодателя, так и работника. Для работодателей сюда включаются обязательства обеспечивать безопасные условия труда, своевременно выплачивать заработную плату, предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск и другие социальные гарантии, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
Сотрудник же принимает на себя обязательство качественно исполнять возложенные на него задачи, защищать коммерческую тайну и персональные данные компании, соблюдать установленный режим работы и подчиняться внутренним правилам компании.
5. Гарантии и компенсации:
При дистанционном формате трудоустройства компания обязана компенсировать сотрудникам определенные затраты, связанные с их работой вне офиса.
Например, если работодатель предоставляет технику или программное обеспечение, то ему следует учесть необходимость замены вышедшего из строя оборудования, ремонта компьютеров и обновления лицензий на ПО.
Если используются личные устройства сотрудника, возможно установление дополнительной финансовой поддержки, покрывающей покупку необходимых аксессуаров, подключение к высокоскоростному интернету
Как оформить дистанционного сотрудника
Для официального оформления сотрудников, работающих дистанционно (удалённо), работодателю необходимо соблюсти определённые процедуры и требования законодательства РФ.
Шаги по оформлению дистанционного работника:
1. Заключение трудового договора
Трудовой договор заключается письменно в двух экземплярах — один экземпляр остаётся у работодателя, другой выдаётся сотруднику лично либо направляется почтовым отправлением с уведомлением о вручении.
2. Указание условий работы
В трудовом договоре обязательно указываются сведения о месте выполнения трудовых обязанностей (дистанционный режим работы), режиме рабочего времени, порядке взаимодействия сторон, включая предоставление оборудования и программного обеспечения, компенсации расходов сотрудника на связь и Интернет.
3. Регистрация изменений штатного расписания
Если должность вводится впервые, вносятся изменения в штатное расписание организации. Указывается структурное подразделение компании, где числится сотрудник, даже если фактически он работает вне офиса.
4. Приказ о приёме на работу
После подписания договора работодатель оформляет приказ о принятии на работу согласно унифицированной форме № Т-1 или утверждённой локальными нормативными актами организации. Приказ доводится до сведения сотрудника путём отправки электронной копии с последующим предоставлением оригинала для ознакомления.
5. Оформление личной карточки сотрудника
Личная карточка формы № Т-2 заполняется на основании представленных документов сотрудником и хранится в кадровом подразделении предприятия.
6. Зачисление записи в трудовую книжку
Запись о приёме на работу производится на бумажный носитель трудовой книжки или электронный документ системы ведения электронных трудовых книжек (если работник выразил согласие на ведение электронной версии).
7. Подача сведений в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования
Работодатель обязан представить отчётность по принятию нового сотрудника в указанные органы, используя электронное взаимодействие через специализированные сервисы налоговой службы.
8. Передача уведомления работнику о факте заключения трудового договора
Заверенная копия подписанного трудового договора должна быть направлена сотруднику способом, обеспечивающим подтверждение получения документа.
Удаленка без согласия работника
В ряде случаев работодатель стремится перевести персонал на удалённый режим работы без получения предварительного письменного согласия работников. Подобные ситуации возможны лишь в строго ограниченных законом случаях.
Основания перевода на дистанционную работу без согласования:
Возникновение обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор), препятствующих исполнению трудовых обязанностей в стационарных условиях работодателя — пожар, наводнение, землетрясение, техногенные аварии и другие чрезвычайные происшествия.
Необходимость обеспечения безопасности здоровья населения, обусловленная распространением опасных инфекционных заболеваний, эпидемий либо иных массовых угроз здоровью граждан.
Введение ограничений властями региона/страны
— ограничения передвижения граждан, запреты на посещение организаций и учреждений ввиду санитарно-эпидемиологической обстановки или угрозы распространения болезней.
Объявление чрезвычайных ситуаций различного уровня опасности, затрагивающих деятельность предприятия или учреждения.
При наличии вышеуказанных оснований руководство вправе временно обязать сотрудников исполнять трудовые обязанности вне офиса, уведомив коллектив заранее.
Во всех остальных ситуациях перевод персонала на дистанционный режим осуществляется исключительно с добровольного согласия работника и оформляется дополнительным соглашением к основному трудовому договору. В противном случае такие действия работодателя будут признаны незаконными и нарушают права работников согласно действующему законодательству РФ.
Удаленный характер работы имеет свои недостатки, особенно при работе с потоком персональных данных.
Увеличенные риски информационной безопасности: Удаленный доступ требует усиленных мер защиты информационных ресурсов организации ст. 152-ФЗ, о чем необходимо информировать в заявлении РКН, что увеличивает расходы на информационную безопасность и риск несанкционированного проникновения злоумышленников.
Таким образом, перевод сотрудников на удалённый режим работы имеет ряд объективных преимуществ и недостатков, и принятие решения должно основываться на детальном анализе специфики бизнеса, особенностей профессиональной деятельности конкретного подразделения и индивидуальных качеств самих сотрудников.
Другие статьи автора
